扫描合同太大无法通过邮箱发送？压缩 TIFF 的3个步骤
为什么您的扫描合同太大无法通过邮箱发送？ 想象一下，一名办公室职员扫描了一份三十页的法律合同。他们将文件附加到 […]
为什么您的扫描合同太大无法通过邮箱发送？
想象一下，一名办公室职员扫描了一份三十页的法律合同。他们将文件附加到邮件中，点击“发送”，结果立即收到令人沮丧的错误通知：“文件大小超过限制”。这是全球办公室和家庭中非常常见的问题。
问题的根源通常出在文件设置上。许多物理扫描仪默认保存文档为TIFF文件。虽然TIFF格式非常适合保持图像清晰和锐利，但它们会生成超大的数字文件。一页扫描件就可能占用几兆字节的空间。
本指南提供了当扫描合同太大无法通过邮箱发送时的解决方案。用户无需向IT专家求助或购买昂贵的软件。只要使用简单的在线工具，按照3个步骤压缩 TIFF文件，任何人都能在几分钟内解决这个问题。
第1步：寻找免费的在线 TIFF 压缩器
为了解决邮件附件被阻止的问题，用户首先需要一个工具，能够在不破坏文本质量的前提下减小文件大小。由于安装新软件可能较慢或被办公室安全策略阻止，在线工具是最佳选择。
- 打开网页浏览器： 用户可以启动任何标准浏览器，如谷歌浏览器（Google Chrome）、Safari 或火狐浏览器（Firefox）。
- 搜索工具： 在搜索栏输入“在线 TIFF 压缩器”或“减小 TIFF 文件大小”等关键词。
- 选择网站： 搜索结果会显示许多免费的选项。最好选择界面简洁、干净、弹窗很少的网站。
隐私重要提示：处理敏感合同文件时，安全性非常重要。用户应寻找承诺在一到两个小时内自动删除上传文件的网站。如果合同包含高度机密的个人信息（如银行密码或社会保障号码），最好向IT经理咨询线下工具的使用。
第2步：上传并压缩您的 TIFF 文件
一旦在浏览器中打开合适工具，压缩过程非常简单。目标是去除文件中不必要的数据，使它变得更轻便。
- 找到上传按钮： 大多数网站都有明显的大按钮，标有“选择文件”或“上传图片”。
- 选择合同文件： 用户应浏览电脑文件夹，找到大型的 TIFF 文件并选择它。有些网站也支持直接拖拽文件到网页。
- 开始处理： 网站会立即开始处理图片。
- 压缩等级： 一些高级工具会让用户选择质量等级。
- 最佳选择： 选择“标准”或“中等”质量通常最佳。既保持文字清晰易读，又显著减小文件大小。
压缩原理：为什么这样能减小文件？工具巧妙地去除了人眼不需要的不可见细节。对于文本合同，电脑不需要数千种白色背景的色调。通过简化这些数据，文件大小降低，但文字依然清晰可辨。
第3步：下载并通过邮箱发送
艰难的工作已经完成。在线工具已经成功压缩文档，准备进行最后一步。
- 下载文件： 用户点击“下载”或“保存”按钮，获取压缩后的合同文件。文件通常保存到电脑的“下载”文件夹。
- 检查大小： 对比新旧文件的大小是明智的做法。
- 旧文件： 可能有25MB。
- 新文件： 可能小到2MB。
- 重新发送邮件： 用户回到邮箱程序，附加新的轻量文件，点击发送。这一次，邮件应该可以顺利通过，没有任何错误。
比较：TIFF 与其他格式
如果用户好奇为什么 TIFF 相比其他文件格式头疼这么多，下面的比较表能清晰解释差异。
| 格式 | 质量等级 | 典型文件大小 | 适合邮件发送？ |
|---|---|---|---|
| TIFF | 非常高（无损） | 非常大 | 否（常被阻止） |
| JPEG | 良好 | 小 | 是（适合照片） |
| 良好 | 中等 | 是（文档标准格式） |
常见问题解答
问：邮件附件的正常大小限制是多少？
答： 大多数主流邮箱提供商，如 Gmail 和 Outlook，设定的限制为20MB或25MB。如果扫描合同太大无法通过邮箱发送，通常超过了这个限制。超过大小的文件会导致邮件退回。
问：用户能将 TIFF 转换为 PDF 吗？
答： 可以，这通常是更好的选择。建议使用“TIFF转PDF”转换器来处理合同。PDF文件通常比TIFF小，而且商务客户更容易在手机、平板和办公电脑上打开PDF文件。
问：压缩文件会导致文字无法阅读吗？
答： 通常不会。现代压缩技术非常智能。在减少文件大小的同时保持文字足够清晰可读。但用户应始终打开新文件检查页面，确保发送给上司或客户之前无误。
问：为什么扫描仪使用 TIFF 格式，即使文件这么大？
答： 扫描仪之所以使用 TIFF，是因为它是一种“无损”格式。这意味着它保存页面上每一个微小细节。这对于打印高质量照片非常好，但对于简单的黑白文本文件来说，这种做法显得过于繁复和浪费空间。